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    NOTICE INVITING TENDER Sealed Tenders are invited from experienced and financially sound authorized service providers for Comprehensive Annual Maintenance Contract of 241 Air-conditioners (Split/Window//Cassette ACs/Tower AC/2 Unit of 2x15 Package Unit) for the period of one year having adequate experience in the maintenance of Air-conditioners in Government Ministries/Departments/Organizations and having qualified AC Technicians on their rolls. The numbers indicated are tentative and there could be variation of 5% on either side (Increase/Decrease). Tenders are invited, in two bid system i.e. ‘Technical Bid’ and ‘Financial Bid’ on behalf of Election Commission of India. 2. Sealed Tenders with separate envelopes clearly superscripting on it ‘Technical Bid’ and ‘Financial Bid’ duly filled in the enclosed Proforma in Annexure-I and II respectively and addressed to the Under Secretary (General Administration), Election Commission of India, Nirvachan Sadan, Ashoka Road, New Delhi – 110 001, should reach latest by 3.00 p.m. on 15.11.2019 in Nirvachan Sadan, Ashoka Road, New Delhi. 3. The tenderers will submit both the bids simultaneously by the same date of receipt i.e. 3.00 p.m. on 15.11.2019. Both the bids should be put in separate and duly sealed envelope superscripting clearly Technical and Financial Bids respectively and put together in third envelope superscripting ‘Technical and Financial Bids for annual maintenance contract for Air-conditioners, and 2 Unit of 2x15 package in ECI”. The main cover should also be wax sealed. 4. The tenderers can submit the bid either directly or through their authorized representative. In case, the tender is submitted by the authorized representative of the tenderer, then the tender shall be signed and submitted by authorized representative under legal power of attorney from the tenderer. The sealed tenders can be submitted in the Receipt & Issue Section located at the ground floor of the Nirvachan Sadan building during normal working hours. 5. Tender bids received after the prescribed time and date shall not be entertained. The Election Commission of India will not be responsible for the postal loss/delay. 6. The Technical Bids shall be opened on the same day i.e. 15.11.2019 at 4.00 p.m. in Room No.209-E by a Committee constituted for the purpose by the Commission, in the presence of tenderers or their representatives who choose to be present. 7. The Financial Bids of only those tenderers who qualify the conditions for technical bids shall be opened. The date and time for opening of Financial Bids shall be intimated separately. The Financial Bids shall be opened by the Committee constituted for the purpose by the Commission in the presence of those qualified tenderers or their representatives who choose to be present. 8. The Election Commission of India reserves the right to accept or reject in part or in full any or all the tenders at any stage without assigning any reason therefore. 9. The cost of tender is NIL. The tender documents are not transferable. 10. The undersigned shall be the accepting officer and hereinafter referred to as such for the purpose of this contract. 11. The Annexures hereto should be dully filled-up and Annexure-I be put with technical bid cover while Annexure-II be put with financial bid cover. 12. All bidders are therefore required to submit their offers in two covers as under :- (a) FIRST COVER (Technical Bid) should contain the following details as prescribed in Annexure-I :- I. Tender documents duly completed and signed BUT WITHOUT INDICATING THE RATES QUOTED. II. Details of E.M.D. III. Performance statement for last three years alongwith supporting documents, showing experience of the firm etc. IV. Name and address of Technician/Engineers alongwith the qualification and Diploma in Air-conditioning from a recognized institute (with copy of certificates). V. Copy of PAN/GST/TIN No. VI. Any other relevant document which the firm wishes to submit and valid on the date of Tender Enquiry. VII. This cover should be superscribed “Technical Bid for Annual Maintenance Contract of Air-conditioners & Package Unit in Election Commission of India.” (b) SECOND COVER (Financial Bid) should contain the Financial offer giving details as in Annexure-II. (c) The composite bid i.e. offers with rates indicated in the Technical bid shall be summarily ignored. 13. Earnest Money : Deposit an amount of Rs.10,000/- (Rupees Ten Thousand only) in the form of DD/Pay Order from any of the Nationalized Bank in favour of “ Under Secretary, Election Commission of India, New Delhi”. 14. In case of any dispute, the decision of the Election Commission of India will be final and binding. 15. All payments to the firm shall be released by the Election Commission of India on the basis of work on four quarters of AMC Period in respect of the actual number of machines repaired/maintained by the firm, on submission of bills. 16. The terms and conditions are enclosed.
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    सं. 204/2/ईसीआई/प्रकार्या./प्रशा./भंडार एवं क्रय/2019/एआरसी/टेंडर दिनांक : 04.05.2019 निविदा सूचना विषय : भारत निर्वाचन आयोग में फर्नीचर की विभिन्न मदों की मरम्मत/रख-रखाव, पॉलिश, नवीकरण, साजो-सामान इत्यादि तथा अनेक प्रकार की विविध मदों की आपूर्ति एवं संस्थापन के लिए वार्षिक दर संविदा। भारत निर्वाचन आयोग, निर्वाचन सदन, अशोक रोड, नई दिल्‍ली में फर्नीचर की विभिन्‍न मदों की मरम्‍मत/रख-रखाव, पॉलिश, नवीकरण, साजो-सामान इत्‍यादि तथा अनेक प्रकार की विविध मदों की आपूर्ति एवं संस्थापन के लिए प्रा‍माणिक, प्रतिष्‍ठ‍ित, अनुभवी और पात्र फर्मों जिन्‍होंने सरकारी मंत्रालयों/विभागों, अर्द्ध सरकारी संगठनों में इसी प्रकार का कार्य निष्‍पादित किया हो और जो इस निविदा दस्‍तावेज में सभी निबंधन और शर्तों को पूरा करते हों, से संविदा देने के लिए मुहरबंद निविदाएं आमंत्रित करता है। अनुबंध ‘क’ में उल्‍ल‍िखित सभी मदों के लिए बोली लगानी होगी। हिस्‍सों में बोली लगाना स्‍वीकार्य नहीं होगा और इस प्रकार की बोली को सरसरी तौर पर अस्‍वीकृत कर दिया जाएगा। निविदा सूचना के साथ संलग्‍न निर्धारित फार्मेट (अर्थात अनुबंध ‘क’, वित्तीय बोली) में सभी दरें सुनिश्‍च‍ित रूप से उद्धृत की जाएंगी। 1. ‍ निविदाकारों के लिए महत्‍वपूर्ण अनुदेश (i) निविदा द्विबोली प्रणाली अर्थात् तकनीकी बोली और वित्‍तीय बोली के अंतर्गत आमंत्रित की गई है। इच्‍छुक एजेंसियों को सलाह दी जाती है कि वे दो मुहरबंद लिफाफों जिन पर “भारत निर्वाचन आयोग में फर्नीचर की विभिन्‍न मदों की मरम्‍मत/रख-रखाव, पॉलिश, नवीकरण, साजो-सामान इत्यादि तथा अनेक प्रकार की विविध मदों की आपूर्ति एवं संस्थापन के लिए वार्षिक दर संविदा हेतु तकनीकी बोली’’ और “भारत निर्वाचन आयोग में फर्नीचर की विभिन्‍न मदों की मरम्‍मत/रख-रखाव, पॉलिश, नवीकरण, साजो-सामान इत्‍यादि तथा अनेक प्रकार की विविध मदों की आपूर्ति मदों की आपूर्ति एवं संस्थापन के लिए वार्षिक दर संविदा हेतु वित्‍तीय बोली” लिखा होना चाहिए। इन दोनों मुहरबंद लिफाफों को ‍तीसरे मुहरबंद लिफाफे में रखा जाना चाहिए जिस पर “भारत निर्वाचन आयोग में फर्नीचर की विभिन्‍न मदों की मरम्‍मत/रख-रखाव, पॉलिश, नवीकरण, साजो-सामान इत्‍यादि तथा अनेक प्रकार की विविध मदों की आपूर्ति एवं संस्थापन के लिए वार्षिक दर संविदा हेतु निविदा बोली” लिखा होना चाहिए। (ii) इच्‍छुक डीलर/फर्में अन्‍य अपेक्षित दस्‍तावेजों सहित सभी तरह से पूर्ण निविदा दस्‍तावेज दिनांक 04.06.2019 को अपराह्न 3:00 बजे तक निर्वाचन सदन भवन में आर एण्ड आई अनुभाग में जमा करा सकते हैं। निविदा को जमा कराने की निर्धारित तारीख और समय के पश्‍चात देरी से/विलम्‍ब से प्राप्‍त की गई निविदाओं को स्‍वीकार नहीं किया जाएगा। भारत निर्वाचन आयोग डाक संबंधी देरी/विलंब के लिए उत्‍तरदयी नहीं होगा। (iii) सशर्त बोली पर विचार नहीं किया जाएगा और उसे पहली ही बार में तत्‍काल अस्‍वीकृत कर दिया जाएगा। (iv) निविदा दस्‍तावेज के सभी पृष्‍ठ हस्‍ताक्षरित और उचित रूप से संख्‍यांकित होने चाहिए और अग्रेषण पत्र पर कुल पृष्‍ठ संख्‍या अवश्‍य ही इंगित की जानी चाहिए। (v) तकनीकी बोलियों को निर्धारित तारीख और समय अर्थात 04.06.2019 को अपराह्न 04:00 बजे निविदाकारों के प्रतिनिधियों, यदि कोई हैं, जो उस समय उस स्‍थल पर उपस्‍थ‍ित होना चाहते हैं, की उपस्‍थ‍िति में आयोग द्वारा इस प्रयोजनार्थ निर्धारित की गई समिति द्वारा कमरा संख्‍या 302, निर्वाचन सदन, अशोक रोड, नई दिल्‍ली में खोला जाएगा। (vi) केवल उन्‍हीं निविदाकारों की वित्‍तीय बोलियां खोली जाएंगी जो पूर्णत: सही होंगी। वित्‍तीय बोलियां खोलने की तारीख के संबंध में अलग से सूचित किया जाएगा। वे निविदाकार जो उस समय उपस्‍थ‍ित रहना चाहते हैं, की उपस्‍थ‍िति में आयोग द्वारा इस प्रयोजनार्थ नियुक्‍त समिति द्वारा वित्‍तीय बोलियां खोली जाएंगी। (vii) वित्‍तीय बोली खोलने के पश्‍चात निविदा समिति किसी भी अर्हता प्राप्‍त बोलीदाता से मदों के नमूने के लिए कह सकती है। इस प्रकार का कोई भी बोलीदाता बिना किसी चूक के अनिवार्य रूप से मदों के नमूने जमा कराने के लिए बाध्‍य है। समिति भावी संदर्भ हेतु मदों के नमूनों को अपने पास रख सकती है। (viii) उद्धृत की गई दरें पूर्ण रुपये में होंगी जिसमें परिवहन प्रभार इत्‍यादि भी शामिल होंगे। यह विशेष रूप से नोट किया जाए कि अवास्‍तविक, अव्यावहारिक और गम्‍भीरता-विहीन कीमतों अर्थात् “मुफ्त या मानार्थ” वाली कुटेशनें जो कि संपूर्ण निविदा प्रक्रिया को दूषित करने और संविदा हथियाने के लिए हों, को तुरन्‍त अस्‍वीकृत कर दिया जाएगा। (ix) भारत निर्वाचन आयोग किसी भी अथवा सभी निविदाओं को किसी भी चरण पर बिना कोई कारण बताए अंशत: या पूर्णत: स्‍वीकृत या अस्‍वीकृत करने का अधिकार सुरक्षित रखता है। यदि निविदा को निविदाकार के प्राधिकृत प्रतिनिधि द्वारा जमा कराया जाता है तो निविदा, निविदाकार से मुख्‍तारनामा की विधिक शक्‍त‍ि के अधीन प्राधिकृत प्रतिनिधि द्वारा हस्ताक्षर करके जमा कराया जाएगा। (x) निविदा का कोई मूल्‍य नहीं है। निविदा दस्‍तावेज अहस्‍तांतरणीय है। (xi) अधोहस्‍ताक्षरी निविदा स्‍वीकार करने वाले अधिकारी होंगे और इसमें यहां इसके पश्‍चात इस संविदा के प्रयोजनार्थ इसी रूप में संदर्भित किया जाएगा। (xii) जीएफआर-2017 के तहत अधिदेशित छूट बोलीदाताओं को भी विस्तारित की जाएगी। 2. संविदा की अवधि संविदा की अवधि एक वर्ष की होगी जिसे फर्म के संतोषप्रद कार्य निष्‍पादन के अध्‍यधीन उन्‍हीं दरों, निबंधन व शर्तों पर और आगे दो वर्षों तक की अवधि के लिए बढ़ाया जा सकता है। 3. कार्य की परिधि (i) इस कार्य को भारत निर्वाचन आयोग, निर्वाचन सदन, अशोक रोड, नई दिल्‍ली के परिसर में किया जाएगा। (ii) यदि फर्म की वर्कशाप या इस विभाग के परिसर में मरम्‍मत का कार्य करने के दौरान कोई मद खो जाती है या उसमें कोई क्षति हो जाती है तो यह फर्म की जिम्‍मेदारी होगी और विभाग अपने विवेकानुसार फर्म के बिल में से मद की पूरी लागत या उसका कुछ हिस्‍सा काट लेगा। (iii) फर्नीचर की मरम्‍मत/पॉलिश के लिए अच्‍छी गुणवत्ता की सामग्री, सोफा-सेट के लिए बढ़िया कपड़ों का प्रयोग करेगी और उसकी अच्‍छी तरह से सिलाई करेगी। नमूने, कार्यालय के सक्षम प्राधिकारी/उपयोग करने वाले अधिकारी से अनुमोदित करवाए जाने चाहिएं। घटिया गुणवत्‍ता वाली सामग्री का प्रयोग, फर्म को ब्‍लैकलिस्‍ट करने के अतिरिक्‍त फर्म की संविदा समाप्‍त‍ि का कारण बनेगा। (iv) फर्म मरम्‍मत का केवल वही कार्य करेगी जैसा कि संबंधित डीलिंग हैंड/अनुभाग अधिकारी/अवर सचिव द्वारा निदेश दिया जाएगा। किसी भी प्रकार के अन्‍यथा किए गए कार्य को अप्राधिकृत कार्य के रूप में माना जाएगा और इस प्रकार किए गए ऐसे कार्य की लागत का भुगतान विभाग द्वारा नहीं किया जाएगा। (v) फर्म अपने द्वारा किए गए प्रत्‍येक कार्य के लिए ‘जॉब कार्ड’ रखेगी। कार्य की संतोषप्रद समाप्‍त‍ि के पश्‍चात ‘जॉब कार्ड’ पर संबंधित अधिकारी से हस्‍ताक्षर करा लेना चाहिए। (vi) यह फर्म की जिम्‍मेदारी होगी कि वह पॉलिश तथा मरम्‍मत आदि के रोज़मर्रा कार्यों को करने के लिए प्रतिदिन इस विभाग में कम से कम दो निपुण कारपेंटर भेजेगी। यदि किसी दिन कोई कारपेंटर किसी कार्य दिवस पर नहीं आता है या अपेक्षित कार्य करने में असफल रहता है तो विभाग द्वारा वह कार्य संविदाकार एजेंसी की लागत पर करा लिया जाएगा। 4. पात्रता शर्तें फर्में तकनीकी बोली के साथ निम्नलिखित दस्‍तावेजों को जमा करवाएंगी और ऐसा न होने पर बोली को सरसरी तौर पर अस्‍वीकृत कर दिया जाएगा: (i) जीएसटी नम्बर का साक्ष्य। (ii) ईएसआई और ईपीएफ संख्‍याओं के साक्ष्‍य (नवीनतम चालानों की प्रति संलग्‍न करनी चाहिए)। (iii) पिछले तीन वर्षों की आयकर विवरणी की प्रति (2016-17, 2017-18, 2018-19)। (iv) पिछले तीन वर्षों अर्थात 2016-17, 2017-18, 2018-19 के लाभ-हानि लेखे तथा लेखा परीक्षित तुलन पत्र सहित वार्षिक आवर्त (टर्नओवर) का साक्ष्‍य जो कि 1 करोड़ रुपए (एक करोड़) से कम का नहीं होना चाहिए। (v) बोलीदाता को अपनी वर्कशॉप सुविधाओं के पता सहित पूरे ब्‍योरे देने चाहिएं जिसका मूल्‍य बोली खोलने से पहले निविदा समिति द्वारा निरीक्षण किया जा सकता है। (vi) फर्म को इसी प्रकार के कार्य का पर्याप्त अनुभव होना चाहिए और इस क्षेत्र में कार्य के पिछले 5 वर्षों के दस्तावेज प्रमाण रूप में कुटेशन के साथ संलग्न किए जाने चाहिएं। (vii) सरकारी मंत्रालयों/अर्ध-सरकारी विभागों में ऐसी चार संविदा (मरम्मत और रख-रखाव की दो संविदा और अनुबंध-क की क्रम सं. 16 से 26 तक में विनिर्दिष्ट विविध मदों की आपूर्ति एवं उनके संस्थापन के बारे में दो संविदा) की संतोषजनक रिपोर्ट का प्रमाण जिनका मूल्य 10 लाख रु. प्रत्येक से कम न हो। (संतोषजनक/पूरा करने की रिपोर्ट के साथ कार्य आदेश भी संलग्न किए जाने चाहिएं) (viii) रु. 2,00,000/- (दो लाख रुपए मात्र) की धरोहर जमाराशि (ईएमडी) वेतन एवं लेखा अधिकारी, भारत निर्वाचन आयोग, नई दिल्ली के पक्ष में डिमांड ड्राफ्ट के माध्यम से जमा करवानी आवश्यक है। (ix) एक शपथ पत्र कि फर्म किसी संगठन/सरकारी विभाग से ब्लैक लिस्ट/निषेध नहीं की गई है। 5. निष्पादन गारंटी (सुरक्षा जमा) स्वीकृति पत्र के दस दिनों के अंदर सफल बोलीदाता को रु. 5,00,000/- (रु. पांच लाख) की कार्य निष्पादन सुरक्षा जमाराशि किसी वाणिज्यिक बैंक से अकाउंट पेई डिमांड ड्राफ्ट/मियादी जमा प्राप्ति या वाणिज्यिक बैंक से बैंक गारंटी के रूप में देनी होगी। सुरक्षा जमाराशि वेतन एवं लेखा अधिकारी, भारत निर्वाचन आयोग के पक्ष में देय होगी। सुरक्षा जमाराशि केवल संविदा की समाप्ति के बाद वापिस की जाएगी। यदि संविदा की अवधि के दौरान फर्म की सेवाएं असंतोषजनक पाई जाती हैं और/या संविदा की किसी भी शर्त का उल्लंघन किया जाता है/शर्त तोड़ी जाती है और/या फर्म या उसके कर्मचारियों की उपेक्षा के कारण किसी प्रकार की क्षति होने पर जमाराशि जब्त कर ली जाएगी। इस जमाराशि की जब्ती उपर्युक्त विनिर्दिष्ट कारणों में से किसी भी कारण से विभाग द्वारा फर्म के विरुद्ध की गई किसी भी कार्रवाई के अतिरिक्त होगी। 6. अन्य नियम एवं शर्तें (i) संविदा को अन्तिम रूप दे दिए जाने के बाद सभी असफल निविदाकारों को धरोहर राशि वापिस कर दी जाएगी। (ii) सामग्रियों, उपकरणों, मशीनों एवं संबंधित मजदूरों की लागत तथा परिवहन प्रभार पूर्णतयाः उस फर्म के द्वारा वहन किया जाएगा जिसको संविदा दी गई है। (iii) यदि फर्म का कार्य असंतोषजनक पाया जाता है तो विभाग बिना कोई कारण बताए किसी भी समय संविदा को रद्द कर सकता है। इस संबंध में, विभाग का निर्णय अंतिम एवं फर्म पर बाध्यकारी होगा। (iv) दरों के आधार पर प्रदान की गई सेवाओं के लिए प्रयोक्ता अधिकारियों/अनुभागों द्वारा विधिवत रूप से हस्ताक्षरित किए गए कार्य की प्रतियों सहित भुगतान के लिए बिल तीन प्रतियों में अवर सचिव, भारत निर्वाचन आयोग, निर्वाचन सदन, अशोक रोड, नई दिल्ली को प्रस्तुत करना होगा। सेवाओं के लिए अग्रिम रूप में कोई भुगतान नहीं किया जाएगा। (v) निष्पादित किया जाने वाला कार्य विभाग की संतुष्टि स्वरूप होगा, ऐसा न होने पर, उपेक्षा के स्तर को ध्यान में रखते हुए कुल बिल का 10% तक काट लिया जाएगा। यह विभाग एजेंसी को उपयुक्त समय अवधि तक ब्लैक लिस्ट करने या इस विभाग की किसी भी निविदाओं में भाग लेने पर रोक लगाने का अधिकार रखता है। सक्षम प्राधिकारी का निर्णय अंतिम तथा फर्म/एजेंसी पर बाध्यकारी होगा। (vi) दरें संविदा की अवधि एवं अतिरिक्त विस्तार, यदि कोई हो, के दौरान नियत एवं वैध रहेंगी। यह कार्यालय बिक्री कर के संबंध में या संविदा के अंतर्गत दिए गए कार्य के निष्पादन में प्रयुक्‍त सामग्री के लिए अन्य कर के किसी भी दावे पर विचार नहीं करेगा तथा इस प्रकार के सभी करों का भुगतान फर्म द्वारा स्वयं किया जाना चाहिए। भारत सरकार द्वारा समय-समय पर जारी अनुदेशों के अनुसार बिल पर लागू टीडीएस और अन्य सरकारी करों को काट लिया जाएगा। (vii) निविदा प्रक्रिया के परिणाम के बारे में असफल निविदाकारों को सूचित करना विभाग का दायित्व नहीं है। (viii) विभाग यदि यह उपयुक्त समझता है तो जनहित में कोई भी अन्य शर्तें लागू कर सकता है। (ix) सभी संविदाकारों को अपनी कुटेशन प्रस्तुत करने से पहले पूर्ववर्ती पैराग्राफों में यथा वर्णित संविदा के नियमों एवं शर्तों को पढ़ लेना चाहिए और समझ लेना चाहिए क्योंकि एक बार कुटेशन स्वीकार करने के बाद उक्त नियमों एवं शर्तों में कोई बदलाव या उल्लंघन की इस विभाग द्वारा अनुमति नहीं दी जाएगी।

ईसीआई मुख्य वेबसाइट

eci-logo.pngभारत निर्वाचन आयोग एक स्‍वायत्‍त संवैधानिक प्राधिकरण है जो भारत में निर्वाचन प्रक्रियाओं के संचालन के लिए उत्‍तरदायी है। यह निकाय भारत में लोक सभा, राज्‍य सभा, राज्‍य विधान सभाओं और देश में राष्‍ट्रपति एवं उप-राष्‍ट्रपति के पदों के लिए निर्वाचनों का संचालन करता है। निर्वाचन आयोग संविधान के अनुच्‍छेद 324 और बाद में अधिनियमित लोक प्रतिनिधित्‍व अधिनियम के प्राधिकार के तहत कार्य करता है। 

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